Állománygondozási és Informatikai Osztály

A könyvkatalógusok, kiadói ajánlatok begyűjtésétől – a könyvtár állományába történő behasonlításon keresztül a rendelésig, majd a megrendelt dokumentumok megérkezése után a hibátlanság laponkénti ellenőrzésén keresztül egészen a polcra kerülésig, raktározásig számtalan kézen megy át a könyvtár összes dokumentuma.

A dokumentumpiacon való tájékozódás során szerezzük be az új dokumentumokat, az érkező kiadói és egyéb internetes ajánlatok, katalógusok alapján, de a helyi könyvesboltok kínálatát is figyelemmel kísérjük. A beszerzésre javaslatot tesznek könyvtárosaink és olvasóink is. A javaslatokat az állománygyarapítók gyűjtik össze, behasonlítják a gépi nyilvántartással és a katalógusban (van-e már a dokumentumból, ha igen, hol található (lelőhely), hány példány, milyen kiadás, milyen állapotú, a sorozatból vásároltunk-e meg, milyen könyveink vannak e témában?)

A HunTéka Integrált Könyvtári Rendszerben nyilvántartjuk a megrendelt dokumentumokat, ezzel megkönnyítjük a visszakeresést és az olvasószolgálat tájékoztató munkáját is. A tankönyveket a kiadókkal egyeztetve térítés nélkül kapjuk.

A beérkezett csomagok tartalmát összevetjük a számlán szereplő tételekkel, jelöljük melyik lelőhelyre irányítjuk a dokumentumot. A könyvek átnézése során ügyelnünk kell annak épségére, teljességére. A hibátlan dokumentumokat felszereljük, ellátjuk tulajdonbélyegzővel, vonalkóddal, biztonsági szállal, lejárati cédulával.

Az új könyveket állományba vesszük a  HunTéka Integrált Könyvtári Rendszer alapján. Ennek része a leltározás, a katalóguscédula elkészítése, nyomtatása. Az olvasószolgálatnál jelentkező hibák javítását is osztályunkon végezzük.
Cédulakatalógust már csak a feldolgozó osztály épít, az olvasói cédulakatatógusokat lezártuk. Olvasóink a számítógépes katalógusban tájékozódhatnak, amelyeket épít és gondoz az osztály. Az ifjúsági és a zenei részlegek maguk szerkesztik a katalógust.
Könyvtárunkban kötészet is működik, itt varázsolják újjá az elhasználódott könyveket. Osztályunk feladataihoz tartoznak: fiók,- és szerződött könyvtárak (a rendelések előkészítése, összegyűjtése, az átadásra kerülő dokumentumok előkészítése, jegyzék alapján átadásuk szakmódszertani segítség az éves szerződések alapján, terv szerint, könyvtári nyilvántartások ellenőrzése, a fenntartók kérése alapján: leltározás megszervezése, jegyzőkönyvkészítés)
Törlési engedélyeztetés után a törlésre kerülő dokumentumokat (hiányos, rongált, elavult) kivezetjük az egyedi nyilvántartásból és a katalógusokból.